Grupo Incalexa
Sistema digital preventivo para la gestión trazable de EPIs mediante ERP interno, formulario y programa de puntos
La buena práctica desarrollada por Incalexa consiste en la implantación de un sistema digital preventivo para mejorar la gestión, trazabilidad y reposición de los Equipos de Protección Individual –EPIs-- utilizados por sus trabajadores.
Antes de su puesta en marcha, la gestión de EPIs presentaba oportunidades de mejora relacionadas con la dispersión de solicitudes, el seguimiento de entregas, el control de stock y la disponibilidad de información actualizada. Para dar respuesta a esta situación, la empresa diseñó un sistema sencillo, ordenado y adaptado as su realidad organizativa, basado en tres herramientas coordinadas: un formulario digital de solicitud, el ERP interno y un archivo de control de puntos.
El formulario permite centralizar todas las peticiones de EPIs en un único canal, recogiendo la información necesaria para valorar cada solicitud. El ERP se utiliza para registrar las entradas y salidas de material, controlar el stock disponible y mantener la trazabilidad de las entregas. Por su parte, el sistema de puntos permite asignar criterios objetivos de reposición en función del tipo de quipo, el historial de entregas, la frecuencia razonable de sustitución y las necesidades preventivas del puesto.
Esta iniciativa ha permitido mejorar la organización del proceso, reducir solicitudes duplicadas o no justificadas, facilitar la planificación de compras y reforzar el uso responsable de los equipos. Además, aporta información útil para la toma de decisiones y contribuye a consolidar una cultura preventiva más transparente, eficiente y basada en datos.
En conjunto, la práctica representa un avance hacia una gestión preventiva más digital, trazable y sostenible, manteniendo como prioridad la protección efectiva de las personas trabajadoras.